Der Hauptversammlungsassistent automatisiert die Einberufung von Hauptversammlungen für Aktiengesellschaften, Kommanditgesellschaften auf Aktien oder der Societas Europea. Zudem können fehlerhafte Einberufungen vermieden werden, indem Rechtzeitigkeit und Formbedürftigkeit der Einberufung stets berücksichtigt werden. Denn durch die Anwendung des Tools lässt sich sicherstellen, dass eine vollständige und rechtmäßige Einladung automatisiert erstellt und rechtzeitig per E-Mail an Aktionäre verschickt wird. Der Hauptversammlungsassistent lässt sich nutzerspezifisch anpassen, so dass auch im Falle von nunmehr vermehrt auftretenden virtuellen Hauptversammlungen zusätzliche erleichternde Maßnahmen berücksichtigt werden können. Dadurch, dass der Hauptversammlungsassistent alle erforderlichen Schritte systematisch abfragt, spart der Nutzer des Tools zum einen Zeit bei der Erstellung der Einladung. Zum anderen stellt er sicher, dass alle gesetzlichen Voraussetzungen an die Formbedürftigkeit und Rechtzeitigkeit eingehalten werden, um einer etwaigen Nichtigkeit von Beschlüssen auf Grund von formellen Mängeln vorzubeugen.

Hintergrund

Neben der Pflicht, jeden Aktionär zur Hauptversammlung einzuladen, stellt das AktG hohe Anforderungen an die Einberufung selbst. Hierzu gehört insbesondere die Rechtzeitigkeit der Einberufung und die Einbeziehung aller gesetzlich vorgeschriebenen Inhalte. Formelle Einberufungsmängel können im Zweifel zur Nichtigkeit jeglicher Beschlüsse führen. Zudem sind bei in Zukunft vermehrt auftretenden virtuellen Hauptversammlungen weitere Besonderheiten zu beachten. Hierzu zählt die kürzere Einberufungspflicht, die Möglichkeit der Aktionäre, online und fristgerecht Fragen zu stellen und potentiell das Versenden von Einwahldaten. 

Der Nutzer des Tools wird durch eine Reihe von Fragen geleitet, woraufhin eine rechtmäßige Einladung unter Berücksichtigung aller unternehmensspezifischen Besonderheiten erstellt wird. Hierbei können auch die Besonderheiten der virtuellen Hauptversammlungen miteinbezogen werden. Die Einberufung wird dann gleichzeitig den Aktionären zugeschickt und auf der Webseite des Unternehmens bekannt gegeben. Zur Sicherstellung der rechtzeitigen Einberufung ermittelt der Hauptversammlungsassistent unter Verwendung von Berechnungsfunktionen das Mindestdatum zum Versand der Einladung. Der Nutzer hat die Möglichkeit das resultierende Dokument als Word und PDF herunterzuladen oder etwaige Entwurfsversionen direkt an Vorstandsmitglieder weiterzuleiten, um deren Zustimmung einzuholen. 

Vorteile

Reduzierung der Fehleranfälligkeit

Der Nutzer beantwortet eine Reihe von interaktiven Fragen, woraufhin das Tool ein angepasstes Dokument zur Einberufung der Hauptversammlung erstellt. Durch die vom Nutzer vordefinierten Einstellungen wird sichergestellt, dasalle erforderten Informationen enthalten sind.

Automatisierte Prozesse

Nach Erstellung des Inhalts und Berechnung des gesetzlichen Mindestdatums für die Einberufung erhält der Nutzer das angepasste Dokument sowie Anweisungen zum weiteren Vorgehen. Der Nutzer kann das erstellte Dokument automatisch per E-Mail Vorstandsmitgliedern zur Durchsicht übergeben. Die Einladungen werden nach der Zustimmung des zuständigen Vorstandsmitglieddirekt durch das Tool per E-Mail versandt.

Individuell anpassbar

Dank der offenen Architektur der BRYTER-Plattform ist es dem Unternehmen jederzeit möglich, die maßgeschneiderten Inhalte, auf welchen das Tool basiert, anzupassen. Erstellte Dokumente können mühelos mit bestehender EDV-Infrastruktur verknüpft werden, um Einladungen beispielsweise direkt auf der Unternehmenswebseite hochzuladen oder um das Dokument innerhalb des Unternehmens zu teilen.

So funktioniert’s

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Beantwortung vordefinierter Fragen

Klicken Sie sich durch den Hauptversammlungsassistenten und stellen Sie die abgefragten Informationen zur Verfügung.

Automatische Übergabe

Übergeben Sie automatisch dem zuständigen Vorstandsmitglied das erstellte Dokument zur Durchsicht.

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3

Einberufung versenden

Verschicken Sie – ebenfalls automatisch – nach Zustimmung des Vorstandsmitglieds die Einberufung fristgerecht und ohne formelle Mängel.